Laatste update op 10 april 2016
Factureren? Dat doet u simpelweg via e-mail
De regels voor het digitaal factureren zijn heel soepel. U kunt volstaan met de factuurdetails in uw e-mailbericht of met het versturen van een PDF, mits het gaat om facturen aan Nederlandse afnemers. Dat kan een behoorlijk bedrag aan papier en portokosten per jaar schelen. Deze werkwijze is uiteraard ook beter voor het milieu.
Hoe werkt het digitaal factureren?
- er is vooraf geen toestemming nodig van de klant om een elektronische factuur te verzenden
- een elektronische factuur is gelijk gesteld aan een papieren factuur als het gaat om de voorwaarden waaraan de factuur moet voldoen
- de controleerbaarheid van elektronische facturen mag via de bedrijfsadministratie worden gerealiseerd (waarborg via digitale handtekening is niet nodig)
- de bewaartermijn van de facturen is zes jaar
Het versturen van digitale nota’s zonder technische waarborgen geldt alleen in Nederland. Voor uw facturen aan buitenlandse afnemers kunt u de bovenstaande methode dus nog niet gebruiken. Zodra de versoepelde Europese richtlijnen in alle lidstaten zijn doorgevoerd verandert dit ook. Het wordt dus echt steeds gemakkelijker
Let u wel op dat er ook (meer) spookfacturen digitaal binnenkomen. Vindt u het moeilijk om dit in de hand te houden, gebruik dan de volgende methode: zorg ervoor dat u voor iedere factuur een bestelling kunt achterhalen, bijvoorbeeld via een inkooporder(nummer).
Uw administratie efficiënt inrichten
Sinds 2009 is digitaal factureren steeds gebruikelijker geworden. Er zijn in 2012 nog wel twee stromen facturen; die op papier en die in uw e-mailbox. Hoe gaat u hier het beste mee om? Maak bijvoorbeeld een apart postvak aan waarin u meteen de digitale facturen archiveert. Maak een sub-postvak aan waar u de digitale facturen naartoe sleept als ze zijn betaald. Wilt u een papieren administratie aanhouden om het overzicht te behouden? Print de factuur dan meteen en markeer deze op een vaste plek met OPDF (“Originele Print Digitale Factuur”) en stop deze tussen uw gewone administratie.
Goed PDF-programma
Gaat u helemaal digitaal? Scan dan uw papieren facturen en sla deze samen met uw digitale facturen in dezelfde map op. Gebruik een pdf-programma waarmee u tekst op de pdf’s kunt aanbrengen, zoals PDF-XChangeViewer. Vraag uw IT-specialist om factureren met één druk op de knop.
