Tips voor de verzending van uw e-mailnieuwsbrief (bounces)

Laatste update op 10 april 2016

Komen veel berichten onbezorgbaar retour? Tijd voor e-mailmanagement

Iedereen die e-mails verstuurt heeft er wel eens mee te maken gehad: uw bericht wordt naar u teruggestuurd met de melding dat het niet kan worden bezorgd.

Dit soort berichten wordt een bounce genoemd. Ze hebben hebben meestal zo’n soort tekst:

– Subject: Undelivered Mail Returned to Sender
– Mail delivery failed: returning message to sender
– Onbezorgbaar: Delivery Status Notification (Failure)
– Returned mail: see transcript for details

De notificatie is nog niet zo’n probleem als het om een los e-mailbericht gaat. Pas wanneer uw e-mailnieuwsbrieven gaat versturen aan een serie e-mailadressen wordt het vervelend. Meer mail versturen betekent meer bounces, en daar moet u iets aan doen!

Waarom is het onderhoud van mijn adressenbestand belangrijk?

Het is van belang dat u de reden van de bounce onderzoekt. Zo kunt u beoordelen wat u moet doen om een nieuwe bounce naar de betreffende e-mailadressen te voorkomen. Als u herhaaldelijk mailings verstuurt met veel bounces, kan dat tot gevolg hebben dat uw berichten sneller als spam worden aangemerkt door de ISP’s (Internet Service Providers, zoals KPN, UPC, Ziggo, XS4ALL, etc.). Uw “reputatie” loopt schade op. Dat heeft weer tot gevolg dat er nog minder berichten bij uw lezers worden bezorgd. Hoe zit dit nu precies?

Het notificatiebericht van een bounce vermeldt de reden waarom het bericht niet kon worden bezorgd. Dit wordt een statuscode genoemd. De codes 5.1.0. en 5.2.2 zijn veel voorkomende statuscodes.

Soft bounce & hard bounce

Het is goed om te weten dat er twee soorten e-mail-bounces zijn.

• Een hard bounce of permanente bounce is een e-mailbericht dat nooit aankomt: het e-mailadres van de ontvanger niet juist is, de domeinnaam niet bestaat of er is een netwerkprobleem bij de ontvanger. Code 5.1.0 (adres bestaat niet) is een voorbeeld van een hard bounce.
• Een soft bounce of tijdelijke bounce is een e-mailbericht dat tijdelijk niet aankomt, bijvoorbeeld omdat de e-mailbox van de ontvanger vol is. Dit gebeurt vaker met e-mailadressen van gratis diensten zoals hotmail, Yahoo, freenet, etc. Statuscode 5.2.2 (mailbox vol) en 5.7.1 (bericht geweigerd) zijn voorbeelden van een soft bounce. Snellijst met veel voorkomende statuscodes
  ».

Wat kunt u doen?

In de eerste plaats zorgt u hiervoor door de wet- en regelgeving op te volgen. Als mensen zich actief inschrijven op uw e-zine (opt-in), dan is de kans groot dat het e-mailadres dat wordt ingegeven ook daadwerkelijk bestaat en wordt gebruikt. Dit is de eerste stap. Vervolgens is het van belang om ervoor te zorgen dat u zo weinig mogelijk bounces op uw e-mailnieuwsbrief ontvangt. Dat doet u door telkens na het verzenden van een e-mailnieuwsbrief ook de afhandeling te verzorgen. Verwijder e-mailadressen die niet meer bestaan, en probeer als vertrouwde afzender te worden aangemerkt als u een 5.7.1-code (bericht geweigerd) ontvangt.

Vuistregels voor het omgaan met bounces

• Regel 1: alle e-mailadressen van hard bounces moeten worden verwijderd. Logisch: het opnieuw aanschrijven van een e-mailadres dat niet bestaat is niet zinvol. Schrijft u met regelmaat niet-bestaande adressen aan dan is de kans groter dat u als spammer wordt gezien. Bovendien handelt u dan in strijd met een richtlijn voor het juist beheren van e-maillijsten: “… adressen van berichten die niet kunnen worden bezorgd, moeten direct van de lijst worden verwijderd …”
• Regel 2: verwijder e-mailadressen van soft bounces pas wanneer ze 3 of 4x achter elkaar binnen 14 dagen als soft bounce worden aangemerkt. De teller gaat uiteraard op 0 zodra een bericht wel wordt bezorgd. Zo verwijdert u niet onnodig adressen van uw lijst.

Software voor e-mailnieuwsbrieven

Een goed e-mailprogramma biedt hiervoor bounce management aan waarmee de bounces automatisch worden verwerkt op de door u gekozen wijze. Het is altijd aan te raden een speciaal daarvoor ontworpen e-mailprogramma te gebruiken voor het versturen van e-mailnieuwsbrieven. Hierover meer in een volgend artikel over e-mail management.

En hoe zit het met blacklists?

Uw bericht kan naast de gewone soft bounce om verschillende redenen worden geweigerd. Meestal merkt u hier niets van: uw bericht verdwijnt, vaak onbedoeld, in een vakje ‘ongewenste post’. Dit houdt meestal verband met antispam-software en mailfilters*. Als uw relatie u als betrouwbare afzender aanmerkt, komen de berichten gewoon door.

Serieuzer wordt het als een ISP u blokkeert. Vaak is de reden hiervan dieper dan dat u af en toe een e-mailnieuwsbrief aan een groepje ontvangers stuurt. Is uw ip-adres op een zwarte lijst* opgenomen, dan is de kans groot dat er via uw ip-adres spam is verzonden zonder dat u dat in de gaten had. Dan komen we in de hoek van virussen, trojans en rootkits terecht, die soms tot uw verbazing op uw p.c. blijken te staan. Kunt u het probleem achterhalen en oplossen, en wordt er gedurende 24 uur geen spam meer verstuurd vanaf uw ip-adres dan bent u – in de meeste gevallen – weer van die lijst af en kunt u weer mailen. Meer weten? Lees meer over blacklists »

* Mailfilters controleren of het e-mailadres of domein voorkomt op een DNS spam blacklist server (de meeste voorkomende DNSBL’s: SpamCop en Spamhaus). Gebruikt uw bedrijf mailfilters, controleer dan eens per jaar of de opgenomen DNSBL’s nog actief zijn. Het bekende relays.ordb.org wordt bijvoorbeeld al geruime tijd niet meer onderhouden, maar wordt nog regelmatig gebruikt met logischerwijs foute resultaten.

Bounce van mail die u niet hebt verstuurd

Heel mysterieus: u krijgt een bounce-bericht binnen van een e-mailbericht dat u helemaal niet hebt verstuurd. Het heeft een onderwerpregel wat u ook nog eens in verlegenheid brengt: er worden medicijnen aan de man gebracht. Hoe zit dat dan precies? Maakt iemand misbruik van uw domein of ip-adres?

Er is een vrij eenvoudige verklaring voor dit fenomeen. Spammers stropen het hele internet af naar e-mailadressen. Soms hacken ze daarvoor adresboeken. Deze e-mailadressen gebruiken ze niet alleen om hun berichten naartoe te sturen. De adressen worden ook als afzender ingevoerd (naar u en naar anderen), zodat het lijkt alsof u de mail hebt verstuurd.

Hoe dat werkt? Vergelijk het maar met “echte” post. U kunt iets versturen, maar een ander retouradres op de envelop zetten. Als de envelop niet kan worden bezorgd, gaat de post netjes naar het vermelde retouradres. Zo werkt dit ook bij e-mail. Heel vervelend als het gebeurt, maar troost u met de gedachte dat de kans niet zo groot is dat een bekende een dergelijk bericht met u als afzender in zijn postvak krijgt bezorgd.