Laatste update op 20 januari 2018
Voor veel functies is er tegenwoordig een screeningsprocedure waarin een medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moet overleggen. Dat kan bijvoorbeeld gaan om docenten, verpleegkundigen, maar ook om vrijwilligers of bestuursleden van bijvoorbeeld een kinderopvang. Er zijn echter wat misverstanden over de verstrekking en de controleprocedure van een VOG. Hier kun je lezen wanneer je een VOG krijgt en hoe je met een VOG omgaat nadat deze is verstrekt.
Verstrekking VOG
Je kunt ook een VOG krijgen als je een strafblad hebt. We kunnen Camiel Eurlings als voorbeeld nemen. Hij heeft weliswaar een strafblad, maar voor de functie (bestuurslid IOC) die hij ambieerde, kreeg hij een VOG. Dat komt omdat er geen belangrijke relatie tussen het vergrijp en de te vervullen functie werd geconstateerd (hij had zijn ex-vriendin mishandeld). In dat geval krijg je dus gewoon een VOG: je persoonlijke belang om een inkomen te kunnen vergaren is groot en daarom moet er een relatie zijn tussen het weigeren van een VOG en de te vervullen functie (en zelfs dan moet het vergrijp vallen binnen een bepaalde terugkijktermijn).
Controle VOG
De controleprocedure moet aan een paar punten voldoen, maar in de praktijk blijkt dat vrijwel geen enkele organisatie daarmee bekend is. Meestal wordt een VOG gescand en naar het belanghebbende bedrijf gemaild. Maar: de originele, geldige VOG moet worden gecontroleerd op echtheid. Die echtheidskenmerken kun je niet controleren aan de hand van een scan of kopie. Een dergelijke controle heeft geen rechtsgeldigheid. Het komt er dus op neer dat je een VOG in persoon moet laten zien.
Géén kopie bewaren
Om de procedure netjes af te ronden, schrijf je op de VOG “origineel gezien, datum en naam medewerker of bedrijf”. Vervolgens leg je in een registratiesysteem vast wie het origineel heeft gecontroleerd, op welke datum en of de medewerker met de VOG voldoet aan de eisen. Dat kan bijvoorbeeld op schrift, dan kun je ook de handtekening van de controleur en de medewerker vastleggen. De originele VOG blijft van degene om wie het gaat. Het is niet nodig en zelfs af te raden een scan of kopie te maken voor dossiervorming, omdat je volgens de AVG moet aantonen dat die (gevoelige) gegevens nodig zijn. Dat is echter niet het geval; een registratiesysteem voldoet immers prima. Maak je toch een scan of kopie, doe dat dan nadat je op de VOG de controle (origineel gezien, datum, naam) hebt aangegeven. Je hebt er anders niks aan, want die kopie voorziet niet in de echtheidskenmerken (en die kopie geeft dus geen meerwaarde naast schriftelijke registratie van de controle).
Liever niet mailen
In verband met privacy-issues is het sowieso onverstandig de VOG te mailen. Jouw persoonlijke, gevoelige gegevens (zoals naam, adresgegevens, geboortedatum) komen dan in mailsystemen waar ze niet horen. Je hebt er geen controle meer over: wie heeft het document in de inbox, aan wie is het doorgestuurd, wanneer wordt het verwijderd, etc. Vaak bestaan hier binnen organisaties ook geen procedures voor, terwijl dat volgens de AVG wel zou moeten. Merk op dat de overheid de VOG ook nooit digitaal toestuurt. Hoe je hem ook aanvraagt, hij wordt altijd per post toegestuurd, en uitsluitend geadresseerd aan de persoon om wie het gaat.
Zie ook:
